Được phát triển với mục đích hỗ trợ hoạt động công chứng, chứng thực, phần mềm UCHI của OSP với những tính năng nổi bật đã trở thành giải pháp chuyển đổi số hàng đầu và được hàng trăm tổ chức, đơn vị tại Việt Nam tin tưởng và sử dụng.
Chuyển đối số trong hoạt động công chứng, chứng thực
Cùng với sự phát triển nhanh chóng của các công nghệ mới trên thế giới, chuyển đổi số trở thành một yêu cầu cấp thiết khi mà con người ngày càng hướng đến cách làm việc thông minh thay vì đơn giả là làm việc chăm chỉ. Việc áp dụng công nghệ thông minh vào trong các hoạt động nghiệp vụ thay cho những phương thức truyền thống chính giải pháp giúp nâng cao hiệu suất công việc, đồng thời giúp tiết kiệm chi phí vận hành.
Trong một ngành đặc thù như Tư pháp nói chung và công chứng, chứng thực nói riêng, yêu cầu về chuyển đối số càng được chú trọng khi đây là hoạt động liên quan tới nhiều cá nhân, tổ chức, trực tiếp liên quan đến quyền và lợi ích của nhiều chủ thể cũng như yêu cầu tính chính xác tuyệt đối, giải quyết kịp thời.
Trong thực tế, hoạt động công chứng, chứng thực đã ghi nhận nhiều bất cập do phương thức liên lạc, trao đổi, thực hiện công việc truyền thống không còn phù hợp, ví dụ như:
- Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực thiếu đồng bộ, chưa có sự kết nối, chia sẻ giữa các bên liên quan.
- Thiếu công cụ quản lý, cập nhật và giải tỏa thông tin ngăn chặn kịp thời.
- Hoạt động báo cáo, thống kê còn được thực hiện thủ công, nhiều mẫu văn bản đã lỗi thời.
- Không có công cụ thực hiện tra cứu, kiểm chứng thông tin dẫn đến nhiều rủi ro, nguy cơ cho người thực hiện và cá nhân, tổ chức có quyền lợi liên quan.
Xuất phát từ nhu cầu thực tế của các cơ quan Nhà nước và các tổ chức, đơn vị hoạt động trong lĩnh vực công chứng, chứng thực, OSP Group đã thực hiện phát triển và triển khai phần mềm UCHI – một giải pháp đa chức năng giúp việc theo dõi, quản lý công tác công chứng, chứng thực trở nên nhanh chóng, chính xác và tiện lợi hơn.
OSP đã phát triển phần mềm UCHI như thế nào?
Phần mềm UCHI thực hiện sứ mệnh kết nối Sở Tư pháp với các tổ chức công chứng và các cơ quan phối hợp; cho phép chia sẻ tức thời các thông tin về tình trạng ngăn chặn của tài sản, lịch sử giao dịch của tài sản, từ đó, giúp quản lý hiệu quả, ngăn ngừa rủi ro trong quá trình thực hiện công chứng.
Khi bắt tay vào phát triển phần mềm UCHI, đội ngũ OSP đã căn cứ vào các yếu tố chính như:
- Cơ cấu, tổ chức bộ máy của các đơn vị
- Quy trình vận hành thực tế của đơn vị
- Đặc thù về nghiệp vụ của đơn vị
- Quy định của pháp luật về hoạt động của đơn vị
- Yêu cầu chuyên biệt mà đơn vị đưa ra
Xuất phát từ sự khác biệt trong hoạt động và tính chất nghiệp vụ, phần mềm UCHI được phát triển thành nhiều phân hệ khác nhau với tính năng được tích hợp phù hợp với hoạt động nghiệp vụ của các cơ quan quản lý Nhà nước cũng như các văn phòng công chứng tại địa phương.
Vậy UCHI đã hỗ trợ hoạt động quản lý và khai thác CSDL như thế nào? Hãy cùng nhìn vào những tính năng nổi bật của phần mềm đến từ OSP dưới đây.
-
Tạo lập và cho phép tra cứu cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực toàn tỉnh
Với chức năng này, dựa trên nguồn tài liệu do các văn phòng công chứng, các cơ quan, tổ chức liên quan cung cấp, hệ thống UCHI sẽ xây dựng một cơ sở dữ liệu cho phép các bên có quyền truy cập và khai thác những thông tin này. Bên cạnh những thông tin được phép chia sẻ với các bên, mỗi văn phòng công chứng vẫn sẽ có một cơ sở nội bộ để nhằm phục vụ nhu cầu trao đổi và triển khai công việc tại đơn vị.
Với một cơ sở dữ liệu được đồng bộ giữa các bên, được cập nhật thường xuyên và chính xác, các công chứng viên hoàn toàn có thể chủ động trong việc tìm kiếm và khai thác thông tin theo nhu cầu công việc cụ thể. Như vậy, UCHI không chỉ giúp tiết kiệm thời gian tra cứu mà còn góp phần giảm thiểu nguy cơ có thể gặp phải trong quá trình thực hiện công chứng, chứng thực.
-
Hỗ trợ soạn thảo và quản lý hợp đồng công chứng
Dành cho phân hệ tại các văn phòng công chứng, chức năng soạn thảo hợp đồng mang đến cho người dùng hai sự lựa chọn: soạn thảo trực tiếp trên hệ thống và soạn thảo hợp đồng từ file.
Với phương thức soạn thảo trực tiếp, công chứng viên chỉ cần chọn biểu mẫu có sẵn, điền các trường thông tin theo yêu cầu, thực hiện ký và đóng dấu. Trong khi đó, phương thức hai sẽ giúp việc soạn thảo hợp đồng công chứng trở nên rất đơn giản khi hệ thống có thể nhận diện, gợi ý hoặc tự đồng điền các trường thông tin dựa trên file được cung cấp.
Nhằm hỗ trợ toàn diện công việc soạn thảo hợp đồng công chứng, phần mềm UCHI còn được tích hợp chức năng gợi ý phí công chứng, chứng thực, giúp công chứng viên tiết kiệm thời gian tra cứu và đảm bảo tính chính xác cao.
-
Thực hiện thông báo dưới dạng pop-up
Chức năng thông báo là kênh trao đổi thông tin nhanh chóng, chính xác và hiệu quả giữa Sở Tư pháp với các tổ chức cũng như trong nội bộ mỗi đơn vị. Thông báo hiển thị dưới dạng pop-up sẽ thu hút ngay lập tức chú ý của người dùng, giúp giảm thiểu tình trạng bỏ sót.
-
Thực hiện thống kê, báo cáo tự động
Với mục tiêu giảm thời gian, tăng hiệu quả thực hiện công việc, chức năng báo cáo, thống kê trên Phần mềm UCHI hỗ trợ người dùng có thể dễ dàng lựa chọn sàng lọc, tổng hợp số liệu theo nhiều tiêu chí và nhu cầu cụ thể.
Nhằm tối ưu hóa trải nghiệm của người dùng cũng như đảm bảo yêu cầu nghiệp vụ, yêu cầu kỹ thuật, Công ty OSP đã phát triển phần mềm UCHI dựa trên các tiêu chí:
- Giao diện đơn giản, bố cục khoa học giúp người dùng dễ dàng theo dõi và thao tác.
- Tích hợp các giải pháp bảo mật nhằm đảm bảo an toàn thông tin và toàn vẹn dữ liệu của cá nhân, tổ chức liên quan.
- Các biểu mẫu văn bản được lập trình, cài đặt theo nhu cầu và đặc thù thực tế của các đơn vị, tổ chức.
Theo sát sự phát triển của các công nghệ mới cũng như yêu cầu phát sinh trong quá trình thực hiện công việc của công chứng viên, đội ngũ OSP sẽ thực hiện nâng cấp phần mềm. Những tiện ích mới của phần mềm UCHI sẽ được phát triển và hoàn thiện theo đánh giá của chuyên viên phân tích nghiệp vụ cũng và đặc biệt là phản hồi của người dùng.
Để tìm hiểu thêm về Phần mềm quản lý CSDL công chứng, chứng thực UCHI, bạn đọc vui lòng liên hệ với bộ phận tư tư vấn của OSP Group thông qua các hình thức:
- Số điện thoại: 0986 083 003 hoặc 024 2210 2710
- Email: uchi@osp.com.vn
- Để lại thông tin liên lạc tại đây
